小さな自治体がWEB会議を行うのに必要なコト

みなさんこんにちはかるたです。今日のテーマはZOOMでおなじみWEB会議。コロナコロナで外部との打ち合わせに制限が出る中、自治体でも需要が高まってきています。と、いうことで自治体がWEB会議を行いたいときの、検討事項についてまとめてました。インフラさえそろえれば、アカウントの登録や費用も不要でスモールスタート可能ですよ！もちろん今日も町役場のような基礎自治体向けの内容ですのであしからず…。

WEB会議を行うのに検討すべきこと

大きく分けて以下の２点について検討する必要があります。

・機器やネットワークなどのインフラについて

→使えるPCやタブレットはある？ネットワークはどれ使えばいい？

・WEB会議を行うサービスについて

→どのシステム導入すればいいの？セキュリティは大丈夫？

どちらについても、システム部門しか知らない情報もあるかと思いますので、システム部門の協力がなければ達成できないです。

機器やネットワークなどのインフラについて

ここが一番のポイントですので、まずはどんな機器、ネットワークが必要で、自分の自治体の場合はどこまでそろっているかを確認してみましょう。

必要な機器

まずは必要な機器の紹介。パソコンやタブレットに初期内蔵されているものも多いので、過剰な投資にならないように、事前に何があるか確認しておきましょう。

・端末（パソコンやタブレット）

→もちろん自身の端末は配布されているかと思いますが、その端末をそのまま使えるかどうかは、システム部門の判断によります。通常ですと自身の端末はインターネットに接続されていなく、仮想環境でインターネットに接続しているのが一般的ですので、そのまま使うことはできません。別な端末を用意するのが一般的です。

・WEBカメラ

→こちら側の映像を映すためWEBカメラ。端末に内蔵されている場合も多いですが、こちら側が複数人で会議に参加する場合は、別付けのものがあった方がいろいろと便利です。

・マイク

→一番こだわった方が良いのがマイクです。私も使ったことがあってオススメなのがYAMAHAのYVC-200Bなのですが、品薄みたいです…。１対１で行う会議ならコールセンターのオペレーターが付けているような簡単なものでいいのですが、自治体だと中々そういう会議は稀かと思いますので、広域で音をちゃんと拾えてノイズも少ないもの、といったらこれが選択肢になると思います。

・スピーカー

→内蔵のもので良いと思いますが、念のため外付けのUSBスピーカーもあった方が便利です。高いものでもないので。

・ディスプレイ

→32インチ以上のものがあると汎用性が高くていいと思います。相手の顔だけじゃなく、資料をディスプレイで共有することもあるので、大きくて損はありません。

使用するネットワーク（回線）

システム部門以外の方はなじみがないかもしれませんが、現在、自治体がインターネットに接続するには都道府県のセキュリティクラウドというものを通るのが一般的です。セキュリティクラウドは配下の自治体のインターネット接続環境をセキュアに保つため、通信に制限が多く、やりたくてもできないことが多いです。残念ながらWEB会議も例外ではありません。システム部門に、別なインターネット回線があるかどうか確認しましょう。

WEB会議を行うサービスについて

主要なWEB会議サービスについて紹介します。ざっくりと以下が主流なのかなと思っています。にしても多いですが…。ちなみにZOOMは既知のセキュリティ問題が解決されるまで使わない方が絶対良いですので載せていません。

インターネット上でソフトウェアを使用できるので、申し込めばすぐに使用できるという、簡単なものが多いのですが、有料だったりアカウントが必要だったりと、そのあたりの検討が大変かもしれません。

しかし！これはあくまでの会議主催者側のお話し。

会議に招待される側はもっと簡単に無料で始められます！

と、いうのも、先ほどの表を会議に招待される側で見てみると以下の通りになるのです。

Windows teams以外は会議相手側のサービスに乗っかるだけで、何もかも不要で始められるという新設設計。

小さな自治体の場合、WEB会議の主催者側になることは少ないと思いますので、まずはWEB会議ができるインフラを整備して、会議主催者側のWEB会議要請に応えられる状況にしておくというのが、一番コスパがいいのではないでしょうか。

無料で簡単に実証実験ができるのと同義ですので「これは良い仕組みだ」と全庁的になっていけば予算も付きやすいかと思いますし。まずはスモールスタートがおすすめです。

ということで、今日はまじめにWEB会議のお話し。自治体でもどんどん広がっていくといいですね。

それでは、また。